Documentaliste qualité

Famille Métier/Sous-famille

QEHS / Environnement, Hygiène, Sécurité

Mission générale

Le/la documentaliste qualité organise et gère l’information qualité pour mettre à disposition des services concernés les documents qualité nécessaires. Il vérifie la cohérence des informations avec les référentiels internes et externes.

Autres appellations

•    Quality documentalist

Activités

Suivi de la documentation

-    Gestion de la documentation qualité : déviations, OOS/OOT, CC CAPA
-    Définition des règles de stockage et d’archivage des documents qualité et alerte sur les problèmes de diffusion
-    Définition de la mise en forme des documents qualité
-    Suivi de l’obsolescence des documents qualité et contrôle de la destruction des documents périmés dans le respect des procédures qualité

Organisation des informations

-    Organisation du traitement des informations, des documents qualité et de la cohérence du système documentaire
-    Contrôle des documents qualité et alerte sur les documents manquants, les incohérences de fonds ou de formes éventuelles et contrôle du flux documentaire
-    Définition et proposition de la forme des documents réglementaires en qualité (modèles, règles d’identification)
-    Développement et exploitation du système documentaire automatisé
-    Gestion des collections et des fonds documentaires avec des critères de sélection, d’acquisition, de conservation et d’élimination de documents

Conseils et soutien

-    Assistance pour la gestion des documents qualité dans les services concernés (proposition d’une nomenclature...)
-    Définition et conseil pour la mise en place des règles de gestion documentaire avec les utilisateurs
-    Réalisation à la demande de recherches, d’études ou de dossiers sur des sujets spécifiques
-    Diffusion des informations, des ouvrages et des documents qualité aux services concernés
-    Accueil, orientation, assistance et conseil

 

Compétences clés

Transverses

-    Conseiller et orienter les utilisateurs
-    Interpréter des informations ou des données techniques
-    Transmettre des informations simples par écrit et maîtriser les techniques et outils de communication simples
-    Maîtriser les technologies de l’information et de la communication
-    Etre pragmatique
-    Avoir un esprit de synthèse

Anglais
-    Lire des documents techniques et des rapports sur des questions techniques ou scientifiques

 

Métier

-    Elaborer des documents réglementaires standards
-    Evaluer et apprécier la conformité des dossiers et des sous-traitants
-    Traduire les exigences de qualité en outil pour les services
-    Connaître les logiciels de publication de contenus sur le web (CMS blogs…), les logiciels de gestion documentaire (GED et archivage)
-    Maîtriser les outils de recherche et de veille (moteurs et annuaires, agents de veille, serveurs et agrégateurs, fils RSS…) ainsi que le langage documentaire (GED et archivage) et les modèles de traitement de l’information (Afnor, ISO, W3C…)
-    Maîtriser les fondamentaux EHS

 

Evolution du métier

Les compétences et les expertises en informatique et en digital s’ajoutent aux compétences métier traditionnelles pour accompagner le développement de la digitalisation de la production.

Le développement des nouvelles technologies et notamment, de l’intelligence artificielle peuvent représenter une menace à long terme pour le métier de documentaliste.

L’autonomie et la responsabilisation de chaque salarié, le partage des bonnes pratiques trouvent une nouvelle utilité dans la nécessite d’anticiper et gérer les risques sanitaires potentiels.

Les compétences en développement analytique, en purification, en génie des procédés et en contrôle qualité, en anticipation et gestion des risques sont clés.

 

Profil de recrutement

Métier accessible aux débutants.

Formations/ Parcours recommandés

•    Bac +2
•    Domaine : qualité, métiers de l’information, de la documentation et de la communication

Exemple : Master pro information / documentation / communication spécialité sciences de l’information documentation

 

Passerelles métiers

Au sein de la filière métier :

•    Assureur qualité
•    Auditeur (rice) qualité


Hors filière métier :

•    Chargé (e) compliance - DMOS